Heb jij een eigen bedrijf of onderneming en heb je geregeld klanten die niet (of te laat) betalen? Super vervelend, want dit beïnvloedt doorgaans de hele samenwerking met deze klant. Gelukkig zijn er verschillende oplossing voor, zowel om de klant alsnog te laten betalen als om dit soort vervelende situaties in de toekomst te voorkomen. In dit blog lees je over de drie dingen die je kunt doen als klanten niet betalen, zoals factoring. Welke het meest geschikt is voor jouw onderneming hangt af van jouw persoonlijke voorkeuren en de tijd en energie die je er zelf in wilt steken.
Zelf contact opnemen met niet-betalende klanten
Het eerste wat je natuurlijk moet doen als klanten niet betalen is zelf contact met ze opnemen. Stuur bijvoorbeeld een betalingsherinnering enkele dagen nadat de betalingstermijn is verstreken. Twee weken later kun je dit nogmaals doen. Als de klant dan nog steeds niet betaalt heeft is het tijd om persoonlijk contact op te nemen, bijvoorbeeld via de telefoon. Probeer iemand te spreken te krijgen van de financiële administratie, zodat je nogmaals kunt benadrukken dat er sprake is van een openstaande factuur. Soms zal het een fout betreffen, in andere gevallen zal de klant aangeven dat er de ruimte niet is om de betaling te voldoen. In dat geval zit er niets anders op dan vervolgstappen te ondernemen.
Schakel een incassobureau in
Wanneer klanten ook na meerdere betalingsherinneringen de factuur niet hebben voldaan kun je een incassobureau inschakelen. Je stuurt dan de factuur naar hen op, en zij zullen vervolgens bij de klant aandringen tot betaling. De incassokosten die daarbij komen kijken zijn eigenlijk altijd voor de rekening van de klant. Het is dan ook de klant zijn schuld dat het incassobureau ingeschakeld moest worden, en dus hoef jij niet op te draaien voor deze kosten. Het is wel verstandig om de (eventuele) samenwerking met een incassobureau in de samenwerkingsovereenkomst met de klant te vermelden. Zo is deze reeds van tevoren op de hoogte van de extra kosten die komen kijken bij het niet tijdig voldoen van de facturen.
Factoring voorkomt problemen
Vind jij het teveel gedoe om constant achter betalingen aan te moeten of zelfs een incassobureau in te schakelen? Dan is het slim om met factoring te starten. Factoring is het uitbesteden (verkopen) van je facturen aan een externe partij, namelijk een factoringmaatschappij. Jij betaalt hen een klein percentage van de factuur, en in ruil daarvoor betalen zij je het factuurbedrag direct uit. Vervolgens contacteren zij jouw klant en verzoeken om de betaling. Dit doen ze net zo lang tot de klant betaalt, en ook als uiteindelijk de betaling uitblijft is het niet meer jouw probleem. De factuur is immers al aan jou uitbetaald. De factoring kosten hangen doorgaans af van het te betalen bedrag en de betalingstermijn die je de klant wilt bieden. Hoe hoger het bedrag en hoe langer de betalingstermijn, hoe langer het factoringbedrijf de kosten moet voorschieten, en dus hoe hoger de factoring kosten. Deze kosten zijn het voor vele ondernemers echter meer dan waard. Factoring voorkomt immers financiële problemen en zorgt ervoor dat de relatie met de klant optimaal blijft, zelfs als deze niet betaalt.
