Als ondernemer is het onvermijdelijk dat je soms te maken krijgt met klanten die hun facturen niet betalen. Het kan een frustrerende situatie zijn, vooral als je hard werkt om je bedrijf draaiende te houden. Maar hoe ga je hiermee om?
Duidelijke betalingsvoorwaarden
Allereerst is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken met je klanten voordat je iets verkoopt of levert. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en maakt het gemakkelijker om de klant aan te spreken als er problemen zijn. Zorg ervoor dat je betalingsvoorwaarden duidelijk op je website staan, of dat je deze toestuurt bij een offerte of factuur.
Herinnering sturen
Als een factuur niet wordt betaald, is het verstandig om eerst een herinnering te sturen. Vaak is dit voldoende om de klant eraan te herinneren dat er nog een betaling openstaat. Het is belangrijk om een professionele toon aan te houden en niet te dreigen met een incassotraject, dit kan juist averechts werken.
Persoonlijk contact opnemen
Wanneer een herinnering niet helpt, is het aan te raden om persoonlijk contact op te nemen met de klant. Vraag of er problemen zijn waardoor de betaling nog niet is gedaan en probeer een oplossing te vinden. Misschien is de klant in financiële problemen of is er een andere reden waarom de betaling nog niet is gedaan. Door met de klant te praten, kun je hierachter komen en samen een oplossing vinden.
Incassotraject starten
Als bovenstaande stappen niet helpen, is het tijd om te overwegen om een incassotraject te starten. Dit betekent dat je een incassobureau inschakelt om je geld terug te krijgen. Houd er wel rekening mee dat incasso kosten komen voor rekening van de debiteur en dat dit ook invloed kan hebben op de relatie met de klant.
Het is belangrijk om te weten dat niet elke klant hetzelfde is en sommigen zullen meer aandacht en zorg nodig hebben dan anderen. Als je vermoedt dat een klant betalingsproblemen heeft, kun je ervoor kiezen om geen zaken meer met hem of haar te doen. Het is ook belangrijk om op de hoogte te zijn van de wetten en regels die betrekking hebben op betalingen en incasso, zodat je weet wat je kunt doen als je in een situatie terechtkomt. We hopen dat je niet zover komt dat je een incassotraject moet starten, maar mocht dit wel zo zijn dan zijn er genoeg partijen die je hierbij kunnen helpen.
