Het thuiswerkadvies is komen te vervallen en dat betekent dat we weer naar kantoor mogen. Veel mensen hebben reikhalzend naar dit moment uitgekeken en anderen vonden het prima om thuis te werken. Het massale thuiswerken heeft het nodige losgemaakt. Een groot aantal financiële managers zien bijvoorbeeld noemenswaardige bezuinigingen voor zich in kantoorruimte. Volgens vele onderzoeken die in de afgelopen periode zijn gedaan, willen veel mensen slechts voor een deel terug naar kantoor. Hybride werken biedt voor hen de oplossing: het kantoor als ontmoetingsplek en vergaderlocatie. Het is echter de vraag of iedereen hetzelfde bedoelt. Wat houdt hybride werken eigenlijk in en welke verwachtingen hebben we daarbij?
Kortom, het is tijd om het hybride werken in de organisatie te bespreken. Onder hetzelfde begrip blijken er uiteenlopende opties mogelijk te zijn. In dit blog zetten we enkele varianten van hybride werken op een rij en belichten we de rol van interne communicatie en hoe je het bespreekbaar kunt maken.
Asynchroon werken
Binnen een groot aantal organisaties wordt bij hybride werken gedacht aan medewerkers die op dezelfde tijd, op verschillende locaties werken. Het is echter ook goed mogelijk dat zij op verschillende locaties en op verschillende tijdstippen werken, iets dat binnen internationale organisaties met vestigingen in uiteenlopende tijdzones vaak aan de orde is. Een voorbeeld dat daarbij tot de verbeelding spreekt, is dat van een vormgever in Australië. De opdrachtgever verstuurt een briefing aan het einde van de dag. Terwijl die slaapt, is de vormgever aan het werk. Op de volgende werkdag zijn de eerste suggesties al binnen. Een ander sterk voorbeeld is de tendens waarin ouders die veel thuiswerken schuiven met werktijden. Zij beginnen vaak ‘s morgens vroeg met werken, ruimen overdag tijd in voor hun kinderen en werken als de kids naar bed zijn ‘s avonds weer verder. Het fenomeen asynchroon werken komt dus geregeld voor.
Diverse soorten werkplekken
Er zijn verschillende varianten in de locaties van hybride werken:
- Een eigen werkplek thuis waar je geconcentreerd kunt werken. Bij voorkeur met een bureaustoel, goede WiFi en een extra beeldscherm;
- Een werkplek in de buurt waar je naartoe kunt wanneer het je uitkomt. Dat kan in een grand café zijn of in een flexibel kantoorconcept. Deze locaties kunnen ook een plek bieden voor meetings met relaties of collega’s;
- Een (gedeelde) werkplek op kantoor. Hiervan bestaan diverse varianten, zoals een werkplek bij jouw team (een plek in de kantoortuin of in een gezamenlijke kamer), een taakgerelateerde werkplek, een speciale projectruimte en samenwerkings- en overlegruimtes.
- Vanzelfsprekend zijn alle varianten in intensiteit te combineren.
Verschillende typen werk
Er zijn werkzaamheden die je uitstekend thuis kunt doen en waarbij je collega’s opzoekt via een korte zoom-meeting. Maar er is ook werk waarbij je het team graag live wilt zien omdat je elkaar wilt inspireren. De schrijver Jeroen Busscher maakt onderscheid in zes typen werk: persoonlijke productie, overleggen en afstemmen, beslissen, oplossingen verzinnen, leren en thuisvoelen. De eerste drie soorten werk kunnen goed thuis worden uitgevoerd. De laatste drie kun je beter op kantoor doen, waar je immers je collega’s in levenden lijve ontmoet. Dan is het natuurlijk wel zo praktisch dat je als projectgroep of team met elkaar afspreekt dat je allemaal op kantoor aanwezig bent. Die momenten kun je goed gebruiken voor werkzaamheden die vragen om creativiteit en samenwerking.
Ontmoetingsplek
Bij hybride werken gaan we ervan uit dat een deel van de collega’s thuis of op een andere locatie werkt. Wat betekent dat voor de werkplekken op kantoor? Voor veel organisatie zal de insteek zijn dat het kantoor de ontmoetingsplek en inspiratielocatie wordt. Dat houdt in: veel kleine overlegruimten die goed afgesloten kunnen worden en die zijn voorzien van een beeldscherm met een microfoon en een camera van een hoogwaardige kwaliteit. Verder stonden de kantoortuinen al een tijd ter discussie. Met de komst van het hybride werken, is er nog meer behoefte aan kleine werkplekken die goed zijn af te sluiten. Het is in ieder geval verstandig om in kantoortuinen onderscheid te maken tussen fluister-, praat- en stiltezones.
Het kantoor van de toekomst
Veel medewerkers geven in peilingen aan dat ze twee à drie dagen per week willen thuiswerken, en werkgevers spelen daarop in. Voor de coronacrisis was de norm nog dat er voor zeventig tot tachtig procent van de werknemers een werkplek beschikbaar was. Dat percentage lijkt nu te dalen naar vijftig tot zestig procent. Dan is het praktisch als niet alle medewerkers op dezelfde dag naar kantoor willen komen. Een belangrijk aandachtspunt omdat de meest populaire kantoordagen maandag, dinsdag en donderdag zijn. Als er dan maar voor de helft van de mensen een werkplek is, ontstaat er een probleem. Als je naar kantoor komt, wil je wel je collega’s ontmoeten. Door vast te leggen wanneer welke teams op kantoor worden verwacht (vaste team-kantoordagen) kun je dat oplossen.
Zoals in dit blog is te lezen, zijn er veel varianten van hybride werken. Het is interessant om te zien welke voorkeuren medewerkers hebben. Ook is natuurlijk de visie van de werkgever op huisvesting relevant. Wil je de verschillende opties voor hybride werken binnen jouw organisatie bespreekbaar maken en wil je weten welke rol communicatie hierin kan spelen? De adviseurs van het interne communicatiebureau Orange Otters kunnen je daarbij helpen, door het ontwikkelen van de organisatievisie op hybride werken en het daarbij organiseren van luistersessies of een survey onder medewerkers, teamsessies en proeflabs. Op die manier is hybride werken van toegevoegde waarde.
